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完善档案安全维护体系

应建立健全安全技术防范系统，积极应用各种***的计算机加密、防***、防病毒等技术，照片修复技术，电子信息***技术，计算机处理录像录音技术等，案件档案整理，为档案安全提供技术支撑。另外，切实落实异地备份制度，对所有多套档案或档案备份件，一定要异地存放至少一套，以防重大灾害对档案造成毁灭性损失。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，案件档案整理公司，及时转换成缩微品或纸质档案，以确保它们长久可读。另外，档案安全维护体系的建立还必须有财力和人力的支持，因此各单位需要在档案安全维护上拨放一定的资金，用以专门更新档案保密系统，或聘请计算机技术人员对单位档案安全系统进行检查和漏洞修补；有条件的单位可以自主培养或外聘计算机技术人才，专门负责数字化档案管理中的档案信息安全维护，以增强自身的档案安全管理能力，除此之外，单位还应该重视对员工的档案安全维护教育，使调用档案的员工在享受档案服务的同时为档案安全负起责任，从档案使用和保管的细节方面入手，尽量降低档案安全管理的风险。

纸质档案或其数字化图像数据化

已开放档案可以先搞数据化，因为它可以外包给档案数据化企业去做。涉密档案可以先不搞数据化，有特殊需要的可采购设备，用自己人去搞。纸质档案数据化，可以各种技术并用，可用?OCR?识别技术转化的，则用?OCR?识别技术转化成数据，因为它速度较快，成本也较低。不能用?OCR?识别的，还可用其他技术和方法去转化，一种是手写字识别技术，即把手写档案扫描进电脑，案件档案整理方案，电脑通过软件识别成它可处理的文字；另一种是声音转化技术，即由人把手写档案中的每个字读出准确的读音来，设备通过声音转化成文字即电脑可处理的数据；再一种是电脑手工录入技术，即由录入员把档案上的文字通过拼音或字码录入电脑，转化成文字。以上这4种方法，档案馆（室）可以根据自己的档案情况和经费情况等，或单独运用，或联合使用，或多种并用。只要咬定青山不放松，用钉钉子的精神，一年接着一年干，坚持数年，必有大成。

       智慧档案馆（室），光有数据还不行，还必须有数据挖掘和主动推送技术。数据挖掘就是通过算法从数据库的大量数据中展开搜索，找出隐含的、先前未知的、有潜在价值的信息。为实现上述目标，需要利用统计、在线分析处理、情报检索、机器学习、专门系统（依靠过去的经验法则）和模式识别、人工智能、可视化等多种技术手段。数据挖掘是通过分析每个数据，从大量数据中找出规律、找出相互联系、找出因果关系的技术。它有3个步骤：一步是数据准备；第二步是对规律和关系的寻找；第三步是规律和关系的表示。数据挖掘的主要任务是分析，比如关联分析、聚类分析、分类分析、异常分析、特异群组分析、演变分析等。由此看来，数据挖掘技术实际上就是对大数据进行智慧性处理的技术，是把信息变成智慧的技术，是让蕴含在档案里的智慧更加显性、更加集中、更加智慧的技术。通过数据挖掘技术，案件档案整理价格，能够挖掘出档案的潜在价值和潜在用户，挖掘出用户的潜在需求，从而大大提高层级档案的价值。更为重要的是还能对挖掘出来的数据进行关联性推送、自主推送、定向推送，这就是主动推送技术。如果说档案全文数据是建立智慧档案馆（室）的基础和前提，那么，数据挖掘与主动推送技术就是建立智慧档案馆（室）的中心和关键。如果说，智慧档案馆（室）的全部要素要是100分的话，那么在我看来，档案全文数据和数据挖掘、主动推送技术，二者要各占40分，其他各种要素加起来也就只占20分。因为其他要素大多在数字档案馆（室）中已经具备了，有的甚至还会成为冗余，需要增加的新技术既不太多也不太难，而且更不是关键。

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