对于工作人员以及外来人员发放一张RFID门禁卡，作为出入档案室的身份标识，用于身份辨识与查阅权限操作等。
2.准确的***检索
在***的RFID技术基础上，配合***的软件系统算法和硬件部署，可以支持对档案的多种检索，并实现快速准确的***。从而实现有效的档案检索、提高，存取档案的可管理性，提高工作效率。
3.档案的快速盘点
档案管理系统的查询子系统发出盘点指令，RFID手持机扫描档案标签，收集存储信息，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。盘点过程不需要打档案袋即可完成对整盒档案的盘点。
4.一体化联动
系统支持门禁、视频监控、环境监控、LED公告显示等系统的一体化联动，从而使得这些***的系统互相配合工作，实现化的功能应用。
制定标准化档案管理工作规则
目前现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作，各单位档案部门应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，大学智慧档案室建设方案，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，导致档案资源利用率不高，大学智慧档案室价格，制约了档案数字化建设的发展。有的单位在***使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，影响单位对档案数字化建设的信心，也影响了档案工作人员对数字化档案管理工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据单位的实际情况，制订统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案数字化管理在实际应用过程中少走弯路，如制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证档案管理软件的有效运行。结合行业、地域环境等实际制定并认真落实好《档案管理标准》、《档案馆工作标准》和《档案库房管理制度》、《档案保管保密制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等各种档案管理制度，也是保证档案管理工作标准化的基本方法。
是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、储存技术的发展而产生的一种新型的档案信息形态。它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式储存，网络化的形式链接，利用计算机系统进行管理，形成了一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
缩微胶片档案数字化
将载体为缩微胶片的档案进行数字化的过程，是档案数字化的重要组成部分
缩微胶片档案数字化技术
利用缩微上的影像扫描仪以及相应的软件，将缩微胶片上的影像转换为储存在其他载体并被计算机识别的数字图像的处理过程
使用缩微胶片扫描仪，大学智慧档案室，将档案缩微品的缩微影像转换成数字图像文件，建立缩微胶片档案数字档案资源库。
缩微胶片扫描仪是档案缩微品数字化的主要设备，性能较低的缩微胶片扫描仪，容易发生缩微影像***不准或清晰度不够等问题，甚至有可能损坏档案缩微品。因此在数字化的过程中，大学智慧档案室公司，为了保护档案缩微品、提高图像质量，应质量使用性能较高的缩微胶片扫描仪。如柯尼卡美能达MS7000.
柯尼卡美能达MS7000.能瞬间把缩微胶片数字化或扫描至计算机，并可在屏幕上观看图像，可扫描出200， 300， 400， 600 和800dpi 的图像，其光学解像度高达600dpi。除了高质量扫描外，用户可将数据用于网页制作、电子邮件、传真，或用于互联网，适用于档案馆、图书馆、建筑业、***、***机构或其它行业，是您缩微影像数字化的理想方案。
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