计算机处理速度要高于人类大脑，各类数据的汇总都转向计算机处理，档案也开始走向电子化。智慧档案管理软件的关键点留存元数据通过留存元数据的方式，将电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据全部记录下来，便于确保文件的真实性、可靠性和完整性。为识别形成和捕获数字文件的技术环境和维护文件的技术环境管理提供支持，以便在需要真实性文件时可以随时文件；同时为实现文件在不同环境、计算机平台或保管策略之间的有效迁移提供支持。
档案管理系统面对的对象
无论是开发哪款软件系统，了解清楚对象、需求是产品经理的责任，智慧档案管理软件，清晰的需求才能开发满足客户的产品。智慧档案管理软件的对象是各类档案资料，服务对象是档案利用者，档案管理所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱等状况与社会利用档案时集中、系统之间的矛盾。档案管理就其基本性质、基本作用来说，是一项管理、服务性的工作，档案管理工作不生产物质财富，它仅仅属于管理性的工作，但它间接为一定的经济、政治、文化服务，间接的可以产生物质财富，否则也就没有存在的必要，也难以发展。
技术在进步，让智慧档案管理软件操作越来越简单，越来越友好，第二代基于局域网运行的档案管理软件；可以在用户内网进行网上档案查询利用的时候，开封智慧档案管理软件设计与实现，时间已经来到了2000年左右，这又是一次重大的、计算机技术在档案管理领域的利用推动，郑州智慧档案管理软件搭建，很多用户开始将档案数据置于单位内网，并通过权限控制手段，向内部员工提供档案数据的查询利用，档案利用人员发现可以通过自己的电脑查询档案来替代多次跑到档案室去查询档案；
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