一般由以下几种原因造成：纸张和叠纸方式，扫描仪对于扫描的纸张有一定要求，太薄、太小、太厚或特殊材质的纸张易引起卡纸。刚刚打印或复印出来的纸张，由于静电作用，也易引起双张或卡纸。因此，放纸前要对纸张，进行整理和扇纸。握住文件两端使其弯曲，并往另一方向弯曲。反复数次后，将文件旋转90度，换一个方向扇松。
扫描仪OCR 软件的选用对办公室用户非常重要，选择时注意其是否能够识别各种印刷体手写体、表格以及能否识别中英文混排等因素。***扫描仪选购技巧：接口 ：指扫描仪与电脑的联接方式，常见的有SCSI接口、EPP接口和USB接口(USB1.1和2.0)、火线(1394)。建议选购USB2.0接口，USB接口扫描仪速度快，支持 即插即用，与电脑的连接非常方便，已经成为目前外设接口的主流。
扫描：档案数字化的1关键一步就是通过扫描将纸质档案转变为电子档案，在扫描过程中应注意：扫描方式、命名。扫描件校对：对扫描过程中出现歪斜、黑边、命名错误、扫描格式错误、多扫、漏扫、扫描质量模糊等问题要进行改正。目录数据录入及修改数据录入包含按照现行档案管理标准规定的档案卷内目录和案卷目录以及实行归档改革后形成的档案目录。
扫描仪是一种计算机外部设备可以通过捕获图像并将其转换成计算机，编辑和存储数字化的输入输出装置被显示。扫描仪的问题通常出自扫描效果，这往往也是软件故障之一，不同的扫描仪对这些软件故障有不同的解决办法，可以利用相关软件进行修正。不要让扫描仪工作在灰尘较多的环境之中。务必保持扫描仪玻璃的干净和不受损害，因为它直接关系到扫描仪的扫描精度和识别率。
