档案盒打印机量化使用成本，通过租赁获得的打印机（或者一体机），除了按约定的单价***打印费和自备纸张外，不承担其他费用，如耗材、维修等。同时，也不为机器的磨损和废弃之后的处置问题而担心。企业将只根据打印量来控制办公费用。切忌在档案盒打印机打印过程中切断电源。当打印机在工作状态时，电源若突然被切断，将可能导致线路短路或断路，从而烧坏线路，甚至损坏机器。当遇见特殊情况需切断电源时，可先将打印机转到OFFLINE状态，喷头盖帽后方可关闭电源，后拔下插头。因为在档案盒打印机处于不断工作状态时，只有做好持续的供纸工作，才能确保复印效率，一旦复印纸在复印过程中出现一点异常，比方说档案盒打印机出现了一次进多纸、不进纸或卡纸的话，就会影响到档案盒打印机的持续工作，甚至还会将档案盒打印机内部的进纸装置损坏掉。
打印机租赁的注意事项：一、租赁时间租打印机和租房子一样都有使用期限，公司租用打印机要注意合同上写的租用时间，到期了记得归还。如果大家忘了归还肯定是要承担一定费用的!租用打印机有短租和长租，这个可以根据公司情况选择。二、损坏赔偿问题打印机租赁涉及到损坏赔偿问题，因为租用的打印机不是公司购买的，只有使用权没有拥有权。
延长打印机寿命的小技巧。
1、 应避免使用质量差的打印纸，在使用多层连续纸时，要避免在连接线处进行打印，以免造成断针的发生。应避免使用蜡纸，因为蜡纸上的石蜡会与打印胶辊上的橡胶发生化学反应，使橡胶膨胀变形。另外石蜡也会进入打印针导孔，易造成断针。
2、 应正确安装色带盒，定期检查色带及色带盒，若发现色带盒太紧或色带表面起毛就应及时更换相应机型的原产高质量色带，否则色带盒太紧会影响字车移动，色带破损则会挂断打印针。
