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会议接待人员分工确定

　　要确保会议的顺利进行，必须要对会议接待人员进行明确分工，具体内容如下：

　　1、确定惟一的联络人 　　要确定惟一的联络人员，而且要自始至终由这个人来联系，千万不要今天这个人负责联系，明天又换另外一个，这样会让接到通知的人搞不清到底是哪一个部门通知开会;

　　2、确定主1席 　　要从会议召集者、参与会议的***1高***、与议题关系***为紧密的人、现场控制能力较强的人和各方面代表均能接受的人中选定合适的会议主1席。

　　3、确定会议记录者 　　好的会议记录者，除了具备倾听、互动、发表意见的能力，而且还要具有良好的***、综合、比较能力。在会议过程中，会议记录者有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论。

宴请的类型

按规格来划分，宴请一般分为以下几种类型：

1.正式宴会

宾主应按身份排位就座，气氛较为隆重。国外对参加宴会的服饰比较讲究，事先须清理须发、更衣。有人在临宴会前需进盥洗室再次整1容，清除口中气味，足见其对正式宴会的重视。正式宴会一般都安排在晚上。国外客商一般都把自己下榻的宾馆看作是临时的“家”，所以正式宴请不宜安排在客人住宿的宾馆举行。

2.便宴 ，

便宴，即非正式宴会，这类宴会形式简单，各方面都有较大弹性。出席者的座位不做严格安排，只须按职务高低遵循一般礼仪规则就坐即可，席间也不做正式的致辞及祝酒，菜肴可丰可简。使出席者比较轻松，气氛比较融洽。便宴广泛适用于多种社会活动，尤其在我国，便宴是与客户谈判时***普遍运用的宴请形式。

3.家宴 ，即在家中设宴款待客人，以表示对客人的友好与亲切。家宴往往由女主人亲自下厨，家人共同***。主谈人设家宴款待对方主要人员，可能会使谈判发生良好转机。西方***客人喜欢被邀请到家里参加便宴，客人也觉得这是上礼。家宴由主妇亲自制作菜肴，家人一起***进餐，往往给客人留下难忘印象，增加亲切感。

4.***会

***会是较为灵活的宴请形式。***会备有食品、酒水饮料，通常可以自由活动，随意交谈，不排定座位。***会主要有冷餐会、酒会、茶会、工作餐等形式。

5.酒会

也称鸡尾酒会。***品以酒水为主，但不一定都是鸡尾酒，不用或少用烈性酒，备有小吃，点心和水果。场地不设座椅，仅设少量小桌或茶几，客人自由走动、接触、交谈。酒水和食品由服务人员端送，也可放置在桌上。一般中午、下午、晚上均可举行，洪山会议室，请柬上往往注明整个活动的延续时间，客人可在其间任何时候到达或退席，来去自由，不受约束。

(6)茶会

这是一种***为简单方便的***形式，主要是请客人品茶交谈。茶会通常在客厅举行，内设茶几、座椅，不排座位，但可以把主人和主宾安排在一起，其他人自由人坐。茶会以品茶为主，因此，茶叶、茶具应具备一定水准和特色。可略备点心或地方小吃，也可以咖啡代替茶叶，咖啡及器具也应具有一定特色和水准。茶会一般在上午10时或下午4时举行。

　　会前的准备工作尤为重要

　　首先，会议酒店会专门聘请相应的管理人员，他们有统筹规划的能力可以进行会前，场所的布置，同时也会根据会议的主题目的进行相应的准备工作。一般来说，负责人需要根据会议的目的来确定会场的气氛，如果是一些国际交流的大型会议，周边会议室，会场的布置要更加的正式庄重一些，同时一些宣传横幅或者宣传图册，也要符合国外文化的某些需求，实惠会议室价格，避免触碰禁忌，此外在布置会场的过程中，还要考虑到每位与会人员可能的身高，以及***1舒适的坐姿，实惠会议室预订，***1舒适的位置。当然国际大型的会议还需要与会人员进行简单的会前资料的查看，所以，就需要负责人印刷相关的宣传图册，在会议开始前，进行分发，让每位与会人员都了解，这次会议的中心内容。