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7.1 文件和记录的控制程序
7.1.1 FSC-COC体系文件及相应的记录由人力资源部***各FSC-COC相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准发布，如有需要(如有经营范围发生变化, 产品认证范围的更改等)，公司应考虑本体系文件及相关文件修改的必要性，并及时修改文件，保留修改记录,文件修改的审批程序与文件制订审批程序相同。
7.1.2 本FSC-COC体系文件初次发行的版本状态为A/0版,***次修改后对应的修改页为A/0版,当每页修改9次或有新标准发布对FSC-COC体系文件造成较大变化时,整份文件版本号升级为B/0版,依此类推。
7.1.3 FSC-COC体系文件以纸介文件为准，文件正本及其电子版保留在人力资源部，人力资源部制作文件复印件分发至相关部门, 并在复印件加盖红色“受控文件”***，区分于非受控文件，手签的原稿文件作为文件正本由人力资源部归档保存。
7.1.4 文件若不合现状需修订或增加时由相关责任部门填写《文件修改申请单》申请修订，经原审批人员审核后,由人力资源部修订、发行，并对修订的文件进行版本升版，见本程序的7.1.2。
7.1.5 文件修订及废止时，人力资源部在回收旧版文件时，应注意数量及内容完整性，在《文件发放记录表》上记录“已收回”。若有任何文件受控复印本不能收回，有关部门主管需在《文件发放记录表》上说明文件遗失。
7.1.6 人力资源部只需保存废止后的正本文件，并在作废文件正本上盖红色“作废”***后保留原稿作废文件备查。将所回收其它受控副本盖红色“作废”***销毁或作为二手纸张使用。
7.1.7 文件使用部门不得在受控副本上涂改。当受控副本破损严重影响使用时，使用部门应到人力资源部办理更换手续，交回破损文件，***新文件，人力资源部将破损文件销毁。
7.1.8 FSC-COC体系文件持有者须有专门一个区域放置所有相关的文件和记录，FSC-COC的文件和记录和其他的文件与记录隔离开存放。
7.1.9 FSC-COC的文件包括本FSC-COC控制系统文件、产品组清单、相关操作文件;记录有采购单、供应商开具***/送货单、原纸采购收货单、生产工单、生产排单表、生产日报表、成品入库单、客户PO、销售***、送货单，采购销售汇总表、FSC物料仓库管理台账、FSC成品仓库管理台账、FSC材料和产品年度结算统计表、FSC标志使用审批记录、FSC-COC体系推行的培训记录、FSC投诉和不合格品处理记录等，凡与FSC-COC体系相关的所有记录需单独建立文件夹、和其他的记录分开保存，以免与非FSC-COC的记录相混淆。