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档案办理关于单位而言是一件十分繁琐的工作，从档案的搜集、收拾到标注、录入以及提取、下架，整个过程繁琐杂乱。现在有些档案柜虽然使用了较为现在的设备和技能，但面临很多的数据存储，仍得不到满足，而传统的档案柜只是对档案进行了规划收拾以及保密，在信息查找等方面亦存在着较大的坏处。
智能档案柜是集合了档案的出产，入盒，上架，下架，借阅，偿还，毁掉等环节的一个闭环办理。与传统档案柜相比，智能档案柜在功用上添加了信息查找等便当功用，在人员需求进行档案提取时，档案办理人员只需输入相对应的档案信息，所需求的档案地点柜会主动翻开，而进行档案贮存时，办理员只需扫描档案封面的条码信息，档案的基本信息就会主动录入档案办理体系。
智能档案柜功用特點：
1.主动化：智能档案柜集手动、电动、电脑操控于一体，办理员找到相应档案后，主动敞开柜门，操作便利简练；
2.快捷化：只需输入档案基本信息，体系会主动查询出档案的贮存方位；
3.智能化：办理员在档案录入时，只需经过扫描档案封面条码信息即可，体系会主动录入档案的基本信息；
智能档案柜的智能快捷，也使其逐渐替代了传统档案柜而被大众所认可，在现实生活中的使用也是越来越普及。现在智能档案柜已广泛使用于部队、政府机关、医院、银行、公检法体系、金融机构、院校、图书馆、档案馆、研究所、设计院、海关、事业单位等场所，这类场所的一起特性就是文件繁琐，以及文件的提取和贮存操作频率大，使用传统的档案柜需求花费很多的人工成本，且功率低下。
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