档案的种类

我们这里所说的档案具有广义性质，包括了所有在人们生产和生活中产生的信息。这些信息的合理管理对于提高生产效率，提高人们的生活质量具有很大的影响，必须给予充分的研究。 档案记录了人类社会实践的各个方面， 种类众多。对其进行科学的分类是实施科学管理的基础。但分类是十分复杂的事情，有严格逻辑意义上的分类，也有非逻辑意义上的约定俗成的分类。标准不同、认识角度不同，分类的结果便不相同。 在这里我们无意探讨档案的分类，主要是从计算机管理角度研究一下管理这些档案所遇到的问题和解决的方案。 计算机管理各种档案采取的方案主要是表格方式，表现形式就像Excel表格一样，由多行组成，每一行有多个列构成。采取这个方式其实可以管理我们传统意义上的档案，如文书档案、科技档案、会计档案，甚至是照片档案、实物档案。 我们所说的广义的档案也可以用Excel管理，如客户档案、菜市场档案、驾驶员档案等等，社会上各种机构有各种“千奇百怪”的档案需要管理，这些档案的管理决定了整个社会运行的效率。 如果这些档案采取Excel管理是可以的，但在性能上会有一些限制，主要体现在： 1.如果数据量比较大，查询速度会有问题，因为Excel不具备***的检索系统。 2.如果需要管理图片和视频信息时，Excel也会出现问题。 3.安全性比较差，由于采用文件系统方式保管，易受病毒攻击。 4.权限控制缺失，对于多人使用会造成信息的***和损坏。 5.没有流程方面的控制，对于信息的再利用无法实现。 以上5个方面非常重要，对于一个单位或某个机构重要的信息采取普通的管理（Excel)，是不让人放心的，所以采用***的档案管理是***的选择。 我们的档案管理在以上5个方面都有很好的解决方案，用户可以放心使用。除此之外档案的管理模式在近几年又遇到了一个重大的挑战，就是电子文件的大量增加，这个对于我们每个使用计算机的人都有很深的感触。硬盘越来越大，由几十G到几百G，甚至到1TB，文件也是层层叠叠，数不清，如何管理这些档案，这是之前的系统不曾遇到的。现在一般的企业都遇到这个问题，小企业有这个问题，大的企业更是头疼这个问题。 为此我们提出了“文件树”的概念，档案管理系统可以保管文件，采取“文件树”的形态。在原有的“行列”形式的基础上发展出“档案树“的管理模式。我们知道企业现在的文件都是采用文件目录的形式。目录的形式都是“树”的形式，上级目录下面有下级目录。如果我们还是采用原始的“行列”形式，就需要大量的人力物理，把树的形式转变成“行列”形式，而且从逻辑上非常复杂，需要专门的人员，而且转变后***了原有档案的思想逻辑，也就是改变了档案的原貌，这是档案采集的大忌！而采用我们的“档案树”的概念，保持原有的形式，而且过程全部是计算机处理，不需要人工干预。 档案的种类从计算机角度看可以分为“行列”和“档案树”两种形式，这两种形式可以囊括社会上所有档案的管理需求，做到档案管理没有死角。同时从“档案树”概念衍生出的文档管理对于大中小型企业都具有很强的实用性，避免了传统档案管理只能管理“死文件”的状态，她可以从文件源头开始入手，对于想要提高管理效率的企业是一个巨大的福音！ http:///